Guia Completo para Assinar PDFs com Validade Jurídica

Em nosso guia completo para assinar PDFs com validade jurídica, vamos explorar o conceito de assinatura digital e mostrar-lhe, passo a passo, como assinar online PDFs com segurança.

Em nossa análise, incluímos ainda dicas de utilização de ferramentas grátis para assinar PDF, como o Lumin. Descubra tudo já a seguir!

O que é a assinatura digital e sua validade jurídica?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que concede o mesmo nível de validade jurídica garantido por assinaturas manuais.

É uma assinatura eletrônica especial porque é baseada em certificados oficiais e protegida por criptografia, tecnologia que permite que esta seja vinculada a um único usuário e não modificável.

Resumindo:

• Assinatura digital: recurso que permite assinar PDFs e outros documentos eletrônicos com um nível de validade jurídica semelhante ao de assinaturas manuais;
• Assinatura eletrônica: conceito amplo que inclui todos os tipos de assinaturas online, mesmo que estas não possuam validade jurídica (como, por exemplo, as assinaturas rápidas que permitem que você aceite os termos e condições de um serviço web).

No Brasil, as assinaturas digitais são validadas pela ICP-Brasil, organização que define que autoridades podem emitir certificados oficiais de assinaturas digitais. A juridicidade das mesmas é garantida pela Lei n.º 14.063/2020.

Ao assinar online PDF com uma assinatura digital certificada, o signatário garante a autenticidade e integridade do documento recorrendo à criptografia que permite:

1. Assegurar que a assinatura está realmente vinculada a um único indivíduo;
2. Avaliar se um documento foi ou não modificado após a inserção da assinatura.

Por que usar ferramentas de assinatura de PDF

As ferramentas para assinar documentos PDF online são o método mais conveniente para associar uma assinatura digital a um arquivo. O seu uso é recomendado porque oferece várias vantagens, tais como:

• Agilidade em contratos e documentos oficiais: signatários podem assinar documentos sem sair de casa ou desperdiçar papel, mas sem sacrificar qualquer nível de validade jurídica;
• Prevenção de erros e fraudes: devido à proteção criptográfica, as assinaturas digitais são menos suscetíveis a erros e fraudes do que as assinaturas manuais, que podem ser mais facilmente falsificadas;
• Integração em processos internos e externos: muitas organizações já contam com estruturas de assinatura digital específicas que permitem acelerar processos internos e externos, oferecendo maior conveniência na celebração de contratos, acordos de vendas e outras operações importantes.

Tipos de assinaturas com validade jurídica

Segundo a Lei n.º 14.063/2020, existem três tipos de assinaturas digitais com validade jurídica:

1. Assinaturas simples: são as tais assinaturas eletrônicas básicas que permitem celebrar acordos de menor importância sem recorrer a assinaturas manuais;
2. Assinaturas avançadas: são vinculadas a um só indivíduo, mas não detêm o nível de certificação necessário para, por exemplo, serem utilizadas em casos de tribunal;
3. Assinaturas qualificadas: o tipo mais robusto de assinatura digital, válido em todo o tipo de processos jurídicos e públicos.

Por sua vez, a certificação de assinaturas qualificadas no Brasil é celebrada com dois tipos de certificados oficiais:

1. Certificados A1: validados digitalmente e armazenados em dispositivos eletrônicos;
2. Certificados A3: validados com um componente físico, como um token ou um cartão.

Passo a passo para assinar PDFs com segurança

Você já tem uma assinatura digital certificada? Nesse caso, o processo de assinar documentos PDF online é relativamente simples. Você pode fazê-lo, com validade jurídica total e segurança, seguindo apenas quatro passos.

1. Escolher a ferramenta adequada

Ferramentas como o Lumin permitem assinar PDFs online grátis sem comprometer a sua segurança. Para escolher a ferramenta mais adequada para si, é importante prestar atenção a alguns parâmetros, tais como:

• A relevância do documento PDF a assinar (para documentos de menor importância, uma assinatura eletrônica simples poderá ser suficiente);
• A compatibilidade com certificados digitais da ICP-Brasil (nem todas as ferramentas são compatíveis com assinaturas digitais juridicamente válidas);
• A incorporação de criptografia (incluindo resumos criptográficos que permitem avaliar se um arquivo PDF foi ou não modificado após a inserção da assinatura).

2. Importar o PDF e inserir a assinatura

Para realmente assinar online PDFs, você só tem que abrir a sua ferramenta de eleição e seguir alguns passos simples. No Lumin, por exemplo, o processo demora menos de cinco minutos, sendo apenas necessário:

1. Carregar o arquivo PDF a assinar a partir do seu dispositivo, do Google Drive ou do Dropbox;
2. Definir a identidade do assinante e de quem poderá visualizar o arquivo assinado;
3. Escolher em que ponto do arquivo a assinatura deve ser incluída.

3. Validar e exportar o documento assinado

O processo de validação do documento assinado deve preceder à sua exportação e compartilhamento, podendo variar conforme a ferramenta para assinar PDF utilizada. Estes são os fatores-chave a considerar:

• Visibilidade: a assinatura digital pode ser visível no texto do próprio documento ou ser imbuída nos metadados;
• Timestamp: informação importante que certifica o dia e a hora a que o arquivo PDF foi assinado;
• Certificado digital: componente que permite avaliar a autenticidade da assinatura, distinguindo entre certificados A1 e A3 no contexto legal brasileiro.

4. Armazenamento seguro e rastreabilidade

Após assinar PDF e validar a juridicidade da assinatura digital inserida, resta ser cuidadoso com o armazenamento do documento.

Para tal, confira as nossas dicas de boas práticas para garantir validade jurídica ao assinar documentos PDF online.

Boas práticas para garantir a validade jurídica

Garantir a segurança e validade jurídica de documentos após assinar PDF é possível seguindo práticas como:

• Conferir certificados e selos de autenticidade: para além de avaliar se o documento foi ou não assinado com uma assinatura digital certificada, é importante considerar a validade da própria certificação, percebendo, por exemplo, se o prazo de validade do certificado ainda não expirou;
• Evitar edições após a assinatura: é possível conferindo o resumo criptográfico da assinatura, que permite identificar se um arquivo foi ou não modificado após a inserção da assinatura (essencial para a prevenção de fraudes);
• Registrar logs e histórico de assinaturas: para segurança reforçada, crie um backup contendo as informações mais importantes da assinatura, tais como o timestamp (data e hora), o endereço IP do signatário ou o estatuto do certificado oficial.

Seguindo estas dicas, você pode assinar PDFs online grátis com ferramentas como o Lumin sem comprometer a sua segurança ou validade.

É uma excelente alternativa ao método inconveniente de assinar documentos manualmente, permitindo celebrar contratos oficiais online sem comprometer a validade jurídica dos mesmos.