O que é automação de processos: conceitos e como fazer!

Entender o que é automação de processos, no século XXI, é essencial para empresários que almejam ter um negócio promissor e com alta competitividade no mercado.

A automação de processos transforma a operação pelo uso de ferramentas ou softwares que visam tornar o trabalho mais eficiente.

Por esse motivo, automatizar processos é uma atitude estratégica, principalmente quando o objetivo é otimizar a rotina operacional de seus negócios, reduzir custos e aumentar a produtividade das pessoas.

Existem muitas maneiras de estudar e implementar a automação de processos em uma organização, porque a definição do que é a automação de processos varia conforme o segmento e a necessidade da empresa.

Independentemente desses cenários, é importante contar com um especialista que faça um diagnóstico completo dos gargalos da operação e dos pontos de melhoria, entendendo como funcionam os fluxos do negócio.

A seguir, abordamos com mais profundidade:

• o que é automação de processos;
• quais são os benefícios da automação de processos;
• como implementar uma ferramenta de automação de processos.

Continue a leitura e saiba mais!

O que é automação de processos?

A automação de processos envolve o uso de tecnologia como sistemas, softwares e outros dispositivos para executar atividades de maneira eficiente e precisa.

O objetivo principal ao utilizar automação nos processos é aumentar a produtividade do time, reduzindo erros manuais e melhorar a qualidade da entrega economizando tempo.

Equilibrar tantas demandas de uma rotina operacional com a mudança de um sistema e a implementação de ferramentas que prometem resultados melhores em termos de produtividade, é um desafio.

Por isso, é importante entender o que é automação de processos e a melhor forma de utilizá-la para potencializar o seu negócio.

Ao investir nesse tipo de tecnologia, o ideal é que a ferramenta entregue todos os benefícios de que sua empresa precisa para simplificar e agilizar o trabalho das equipes.

Benefícios da automação de processos

Os principais benefícios da automação de processos para as empresas são:

• redução de custos;
• modernização de processos;
• redução de erros;
• padronização de procedimentos;
• otimização do trabalho;
• aumento da produtividade do negócio.

Por exemplo, empresas que trabalham com documentação física e utilizam impressoras tendem a gastar papel, tinta e, eventualmente, têm custos com a manutenção dos equipamentos.

Além disso, o uso de papel não é nada sustentável. É possível resolver essa situação com a automação dos processos.

Outra situação diz respeito às demandas para o crescimento de uma empresa, que trazem desafios proporcionais ao sucesso.

Empresas em desenvolvimento, por exemplo, precisam de sistemas que acompanhem essa expansão, sem a perda de informações.

É simples falar sobre todas as mil e uma funcionalidades de ferramentas de automação, o desafio é avaliar a qualidade da implementação desses recursos e a transição operacional do negócio, com um bom planejamento para que tudo saia conforme o esperado. 

Como implementar a automação de processos?

O primeiro passo para implementar a automação de processos objetivos definidos e expectativas alinhadas com a mudança. 

E sim, você pode alcançar resultados interessantes como um aumento de 100% na produtividade da sua empresa em 3 meses, mas é preciso planejar bem cada etapa rumo à automação. Veja o passo a passo a seguir!

1. Mapeie os fluxos e processos empresariais

Você sabia que, em média, 30 a 50% dos processos de automação falham? Essa é a conclusão de uma pesquisa realizada pela empresa de auditoria Ernest Young.

As falhas dos processos de automação ocorrem quando a visão organizacional não consegue prever possíveis desafios.

Por isso, antes de investir em uma ferramenta de automação de processos, conte com um profissional da sua equipe para mapear todos os fluxos do negócio: financeiro, operacional, comercial e relacionados. 

Lembre-se: a qualidade das informações desses documentos é primordial para a transição. 

Logo, além de informações básicas sobre como funciona a rotina atual da empresa e quais são os recursos de gestão, colete dados estratégicos, como:

• tempo gasto para a realização de tarefas atuais;
• principais erros operacionais;
• gargalos e lacunas dos setores;
• principais metas com a implementação da automação;
• custo operacional de cada setor.

2. Defina metas estratégicas 

Estabelecer metas estratégicas é fundamental para promover melhorias no ambiente corporativo.

Quanto mais claras e bem definidas essas metas, mais fácil é escolher as ferramentas, softwares e estratégias que realmente impactem a operação do seu negócio.

Por exemplo, se o principal desafio da sua marca é melhorar a qualidade do atendimento ao cliente, é crucial identificar onde estão os gargalos.

Muitas vezes, a solução não está apenas em contratar agências de marketing ou treinar a equipe, mas em rever processos e implementar ferramentas que facilitem a comunicação e tornem o atendimento mais ágil e eficiente.

Ao focar em uma meta clara, como agilizar a elaboração de orçamentos e melhorar os tempos de resposta, é possível adotar soluções tecnológicas que automatizem essas etapas.

Dessa forma, sua equipe consegue atender melhor e mais rápido, diminuindo as reclamações nos canais digitais e reforçando a imagem positiva da marca.

3. Prepare sua equipe para a mudança

As ferramentas, sejam de Inteligência Artificial (IA) ou de gestão, são excelentes para construir uma gestão operacional mais inteligente e promissora e, de fato, ajudam a reduzir custos e redistribuir a força de trabalho na sua operação. 

O que as máquinas e sistemas não fazem é substituir o ser humano e suas percepções. Lembre-se de que, mesmo com sistemas inteligentes, existe uma equipe que colabora com você e que aprendeu a trabalhar de um modo específico.

Por isso, após a implementação de um software, invista em capacitações e treinamentos para que as equipes entendam o novo fluxo, e envolva bem a equipe no processo de implementação.

É importante que o time sugira melhorias e consiga mensurá-las ao longo da implementação. Assim, é possível  avaliar o antes e o depois e identificar necessidades de ajustes que ocorrem durante um processo de automação.

Escolha a ferramenta de automação de processos ideal para o seu negócio

A escolha da ferramenta de automação de processos para sua empresa exige cuidado. A nossa dica é: busque referências de clientes reais e preste muita atenção nos processos elegíveis para automação dentro do seu negócio.

Lembre-se: é preciso considerar as etapas de transição e integração entre o sistema novo e antigo.

Se você já tem esses critérios em mente, faça a escolha certa pelo seu negócio e confie em quem tem 30 anos de experiência.